Polityka prywatności
Kto odpowiada za Twoje dane w serwisie Hurghada House, do czego ich używamy, komu je przekazujemy (także do Egiptu i poza Europejski Obszar Gospodarczy), jak długo je trzymamy i jakie masz prawa.
Obowiązuje od: · Wersja dokumentu 1.0
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest biuro nieruchomości prowadzące serwis Hurghada House, z siedzibą w Egipcie: [dane firmy biura do uzupełnienia].
Dane biura (administratora danych)
- Serwis
- Hurghada House
- Adres serwisu
- hurghadahouse.pl
Komplet danych rejestrowych biura udostępniamy też na żądanie wysłane na adres kontaktowy.
Biuro kieruje swoją ofertę do osób w Polsce i w innych państwach Unii Europejskiej, dlatego przy przetwarzaniu ich danych stosuje rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), zgodnie z art. 3 ust. 2 lit. a RODO.
2. Kontakt w sprawach danych
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na [dane firmy biura do uzupełnienia]. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych termin może się wydłużyć o dwa miesiące, o czym poinformujemy. Możesz pisać po polsku albo po angielsku.
3. Przedstawiciel w Unii Europejskiej
Biuro nie ma siedziby w Unii Europejskiej. Przedstawiciel w UE (art. 27 RODO): [dane przedstawiciela w UE do uzupełnienia]
4. Czyje i jakie dane przetwarzamy
- osoby wysyłające zapytanie (zakup, najem długoterminowy, współpraca dla właścicieli, kontakt): imię, e-mail, telefon lub numer WhatsApp, treść wiadomości, oferta, której dotyczy zapytanie, preferencje (budżet, dzielnica, okres najmu);
- goście najmu wakacyjnego: dane z Prośby o rezerwację (daty, liczba gości, informacja o zwierzętach, uwagi) i dane potrzebne do pobytu, które przekażesz po Potwierdzeniu;
- najemcy długoterminowi: dane w umowie najmu (imię i nazwisko, kontakt, okres, czynsz, kaucja, opłaty);
- właściciele nieruchomości: dane konta w strefie właściciela (imię, e-mail, telefon), dane nieruchomości, kalendarz i rozliczenia najmu;
- pracownicy i współpracownicy biura: dane kont w panelu (imię, e-mail, rola);
- odwiedzający serwis: adres IP, typ przeglądarki, adres odwiedzanej strony i czas, w logach serwera i w ochronie przed atakami.
Przy każdym zapytaniu zapisujemy też treść zgody, którą zaznaczyłeś, i czas jej udzielenia. Nie prosimy o dane szczególnych kategorii (np. o zdrowie). Jeżeli trafią do nas w treści wiadomości, usuniemy je.
5. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Podstawa prawna (RODO) | Jak długo |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie o zakup, najem długoterminowy, współpracę albo kontakt | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda zaznaczona w formularzu) oraz art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie) | do zamknięcia sprawy; zamknięte zapytania po 24 miesiącach od wysłania tracą automatycznie imię, e-mail, telefon i treść; wcześniej, gdy wycofasz zgodę albo poprosisz o usunięcie |
| Obsługa Prośby o rezerwację i potwierdzonej rezerwacji | art. 6 ust. 1 lit. b (umowa i działania przed jej zawarciem) | czas rezerwacji i pobytu, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń oraz obowiązków rozliczeniowych Biura |
| Zawarcie i wykonanie umowy najmu długoterminowego | art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) | czas trwania umowy, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń oraz obowiązków rozliczeniowych Biura |
| Prowadzenie konta właściciela i rozliczeń najmu | art. 6 ust. 1 lit. b (umowa o zarządzanie) | czas trwania umowy o zarządzanie i konta, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń |
| Obowiązki podatkowe i rachunkowe Biura | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) | przez okres wymagany przepisami właściwymi dla Biura |
| Bezpieczeństwo serwisu i ochrona przed spamem (logi, limity wysyłek formularzy) | art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes: bezpieczeństwo usługi) | do 12 miesięcy |
| Udokumentowanie zgody (treść klauzuli i czas) | art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 7 ust. 1 RODO (rozliczalność) | tak długo jak dane zapytania, a po wycofaniu zgody do 3 lat |
| Dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi | art. 6 ust. 1 lit. f | do upływu terminu przedawnienia |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail albo telefonu nie możemy odpowiedzieć, a bez danych do umowy nie możemy jej zawrzeć.
6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Danych nie sprzedajemy. Przekazujemy je wyłącznie dostawcom, bez których serwis nie działa, na podstawie umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO), oraz osobom i firmom wskazanym niżej, gdy jest to potrzebne do Twojej sprawy:
| Do czego | Dostawca | Rola | Siedziba |
|---|---|---|---|
| Oprogramowanie serwisu i panelu biura (platforma wiseEstate), utrzymanie i wsparcie techniczne | Softwise | podmiot przetwarzający | Polska |
| Serwer: aplikacja, baza danych (PostgreSQL), magazyn plików (zdjęcia, dokumenty) i logowanie do kont, wszystko na serwerach w Niemczech; wdrożenia przez oprogramowanie Coolify na tym samym serwerze | Hetzner Online GmbH | podmiot przetwarzający | Niemcy |
| Sieć dostarczania treści, DNS, ochrona przed atakami | Cloudflare, Inc. | podmiot przetwarzający | Stany Zjednoczone |
| Wysyłka e-maili (powiadomienie biura o zapytaniu, potwierdzenie dla Ciebie, zaproszenia do kont) | Sendinblue SAS (Brevo), a zapasowo Resend, Inc. | podmiot przetwarzający | Francja / Stany Zjednoczone |
| Model AI: odczyt cenników deweloperów z PDF i tłumaczenie opisów ofert (pkt 9) | OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI, L.L.C.) | podmiot przetwarzający | Irlandia / Stany Zjednoczone |
| Rozmowa przez WhatsApp, jeśli sam ją rozpoczniesz | WhatsApp Ireland Ltd. (Meta) | odrębny administrator usługi WhatsApp | Irlandia / Stany Zjednoczone |
| Mapa w ofercie, dopiero po kliknięciu „pokaż mapę” | OpenStreetMap Foundation | odbiorca adresu IP | Wielka Brytania |
Poza tym dane mogą trafić do właściciela nieruchomości, którą rezerwujesz lub wynajmujesz (w zakresie potrzebnym do pobytu albo umowy), do dewelopera albo sprzedającego, o którego ofertę pytasz (gdy o to poprosisz), do prawnika lub notariusza przy transakcji, do biura rachunkowego Biura oraz do organów publicznych, gdy wymaga tego prawo.
7. Przekazanie danych do Egiptu i poza Europejski Obszar Gospodarczy
Biuro działa w Egipcie, więc Twoje dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy. Komisja Europejska nie wydała dla Egiptu decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych.
- Egipt (Biuro): pracownicy Biura w Egipcie odczytują Twoje zapytanie, Prośbę o rezerwację i umowę, żeby je obsłużyć. Przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy albo działań przed jej zawarciem, o które prosisz (art. 49 ust. 1 lit. b RODO). Biuro korzysta z danych tylko w tym celu.
- Stany Zjednoczone (OpenAI, Cloudflare, Resend): przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), a w przypadku dostawców uczestniczących w EU-U.S. Data Privacy Framework także na podstawie decyzji Komisji (art. 45 RODO).
- Wielka Brytania (OpenStreetMap): na podstawie decyzji Komisji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO).
Kopię zabezpieczeń (np. klauzul umownych) albo informację, gdzie są dostępne, prześlemy na żądanie wysłane na [dane firmy biura do uzupełnienia].
8. Bezpieczeństwo
- szyfrowane połączenie (HTTPS) na całym serwisie;
- dane każdego biura oddzielone na poziomie bazy danych; pracownik widzi tylko dane swojego biura, a właściciel tylko swoje nieruchomości;
- konta w panelu tylko na zaproszenie, z hasłem ustawianym przez samego użytkownika;
- limity wysyłek formularzy i ukryte pole przeciw botom;
- automatyczne usuwanie danych z zamkniętych zapytań po upływie okresu przechowywania.
O naruszeniu ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko dla Ciebie, poinformujemy Cię bez zbędnej zwłoki, a organ nadzorczy w ciągu 72 godzin (art. 33-34 RODO).
9. Sztuczna inteligencja w serwisie
Zgodnie z zasadą przejrzystości z art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act) informujemy, gdzie Biuro korzysta z modelu AI (dostawca: OpenAI):
- odczyt cenników i katalogów deweloperów w PDF: model AI odczytuje z dokumentu dewelopera ceny, metraże, plany płatności i zdjęcia i przygotowuje z nich szkic oferty;
- tłumaczenie opisów ofert z polskiego na angielski i odwrotnie: model AI przygotowuje szkic tłumaczenia.
W obu przypadkach wynik jest szkicem oznaczonym w panelu jako odczyt albo tłumaczenie przez model AI. Pracownik Biura sprawdza każde pole i dopiero on publikuje ofertę. Nic nie trafia na stronę automatycznie.
Do modelu AI trafiają dokumenty deweloperów i opisy nieruchomości, nie Twoje dane z formularzy. Dostawca nie wykorzystuje danych przekazanych przez API do trenowania modeli. W serwisie nie działa czat z asystentem AI: na zapytania odpowiadają ludzie.
10. Decyzje automatyczne
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 RODO). Rezerwację potwierdza albo odrzuca człowiek.
Automatycznie dzieją się tylko rzeczy techniczne: niepotwierdzona Wstępna rezerwacja wygasa po 48 godzinach (to upływ terminu, nie ocena Ciebie; możesz wysłać nową prośbę), formularze mają limity wysyłek przeciw spamowi, a ceny w innej walucie są przeliczane według kursu.
11. Twoje prawa
- dostęp do danych i kopia (art. 15);
- sprostowanie (art. 16);
- usunięcie (art. 17);
- ograniczenie przetwarzania (art. 18);
- przeniesienie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20);
- sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21);
- wycofanie zgody w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem (art. 7 ust. 3);
- skarga do organu nadzorczego (pkt 12).
Żądanie wyślij na [dane firmy biura do uzupełnienia]. Realizacja praw jest bezpłatna.
12. Skarga do organu nadzorczego
Jeżeli mieszkasz w Polsce, skargę możesz złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl. Możesz też wybrać organ nadzorczy państwa UE, w którym mieszkasz, pracujesz albo w którym doszło do naruszenia (art. 77 RODO); lista organów: edpb.europa.eu.
14. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieni się sposób przetwarzania danych, lista dostawców albo przepisy. Datę obowiązywania i wersję podajemy na początku dokumentu.